Open space: como os escritórios abertos sobrecarregam o cérebro e a concentração

Novos estudos mostram até que ponto os espaços abertos puxam pela concentração e pelos nervos.

Desde o boom do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais cheios e mais barulhentos. Enquanto os departamentos de recursos humanos negoceiam regras de teletrabalho, outra discussão vai passando quase despercebida: o que é que estes espaços abertos fazem, afinal, ao nosso cérebro - e porque é que um dia em escritório em open space tantas vezes sabe a “dois” dias de trabalho normal?

Quando o posto de trabalho leva o cérebro ao limite

Os escritórios abertos são frequentemente vendidos como modernos, colaborativos e eficientes. Poucas divisórias, muita transparência e a ideia de que toda a gente está sempre disponível. No dia a dia, porém, muitos profissionais lidam com ruído, interrupções constantes e a sensação de nunca conseguirem entrar verdadeiramente “em modo de foco”.

Foi precisamente esta discrepância que uma investigação espanhola quis clarificar. A pergunta de partida foi simples: será que, num escritório aberto, o cérebro é obrigado a esforçar-se mais do que num espaço individual - mesmo quando as tarefas são exactamente as mesmas?

Para o testar, os investigadores equiparam 26 pessoas, com idades entre os vinte e tal e os sessenta e tal anos, com auscultadores móveis de EEG. Estes dispositivos registam, através de sensores no couro cabeludo, a actividade eléctrica cerebral. Os participantes realizaram tarefas típicas de trabalho de conhecimento: ler e responder a e-mails, manter notificações sob controlo, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

As tarefas mantiveram-se constantes; o que mudou foi apenas o ambiente:

• um open space clássico, com outras pessoas em alcance visual e auditivo
• uma pequena cabine de trabalho semi-envidraçada, com muito mais silêncio do ponto de vista acústico

As medições focaram-se na zona frontal do cérebro - onde se localizam áreas-chave para atenção, concentração e filtragem de distracções.

O que as ondas cerebrais revelam sobre escritórios em open space

A actividade do cérebro pode ser descrita, de forma aproximada, por diferentes padrões de ondas associados a estados mentais. Simplificando:

• Ondas gama: esforço cognitivo intenso e foco elevado
• Ondas beta: vigília activa, com possível aumento de inquietação ou nervosismo
• Ondas alfa: atenção mais relaxada e menos exigente
• Ondas teta: imersão interna, fadiga mental e uso da memória de trabalho
• Ondas delta: sono profundo

O ponto mais interessante do estudo foi este: a mesma tarefa produziu, no espaço individual e no open space, padrões praticamente opostos.

"Num espaço individual silencioso, ao longo da tarefa o cérebro precisava de cada vez menos energia - no escritório aberto, precisava de cada vez mais."

Na cabine, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma clara com o passar do tempo. Isto sugere que o cérebro “entra no ritmo” e passa a executar as tarefas com menos esforço: a atenção mantém-se estável e o “motor” mental trabalha com maior leveza.

Já no escritório em open space o quadro foi diferente. As ondas gama - ligadas a processos de pensamento sob carga - aumentaram de forma contínua. Em paralelo, também subiram as ondas teta, que, entre outras coisas, apontam para exaustão mental e maior consumo dos recursos da memória de trabalho. Além disso, duas outras métricas - grau de activação e engagement - também treparam de modo evidente.

Em termos práticos: para produzir o mesmo resultado, o cérebro, em open space, tem de operar permanentemente “mais alto”. É como se estivesse sempre em regime de cruzeiro com turbo ligado.

Porque “ignorar” distracções não resulta

Muitos profissionais dizem: "Eu simplesmente ignoro isso." Os dados sugerem o contrário. Mesmo quando acreditamos que ruídos ou movimentos à nossa volta passam ao lado, existe um sistema de filtragem que continua a classificar esses estímulos.

"Cada ‘não ouvir’ e cada ‘não ver’ custa energia sem darmos conta - hora após hora."

Num espaço individual silencioso, quase não há nada para filtrar. Os estímulos auditivos e visuais são reduzidos e o cérebro consegue orientar-se quase por completo para a tarefa. Num open space, pelo contrário, surgem constantemente fragmentos de conversa, telefones a tocar, colegas a passar, notificações, o som de teclas, e outros micro-eventos.

O estudo também indicou diferenças marcadas entre pessoas. Em alguns participantes, a actividade cerebral no open space subiu de forma quase explosiva; noutros, as variações foram mais moderadas. Tudo indica que certas pessoas são significativamente mais vulneráveis a distracções em espaços abertos do que outras.

Stress, humor, satisfação: o que mostram outros estudos

A investigação espanhola não é um caso isolado. Vários trabalhos dos últimos anos apontam na mesma direcção.

O ruído aumenta claramente os indicadores de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, os investigadores compararam áreas de escritório abertas e mais ruidosas com zonas mais silenciosas. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele (um marcador de resposta ao stress) e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em zonas barulhentas e abertas
• o stress fisiológico subiu aproximadamente um terço

Em paralelo, outros estudos mostram que conversas de fundo e um nível de ruído persistente pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas cognitivas exigentes. As pessoas distraem-se com mais facilidade e demoram mais a recuperar o foco.

Escritórios abertos deixam muitos profissionais insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão inequívoca: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu posto de trabalho de forma significativamente mais negativa do que quem tem um gabinete próprio.

O motivo principal: demasiado barulho e pouca privacidade. O padrão lembra a evolução em torno das cadeiras ergonómicas: durante anos, muitas empresas desvalorizaram o impacto das cargas físicas; hoje, uma cadeira inadequada é vista como um risco para a produtividade e para a saúde. No que toca à carga acústica e visual, muitas organizações ainda estão no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das equipas

O trabalho de conhecimento depende de concentração sem interrupções. Blocos longos em que ninguém telefona, interrompe, pergunta, escreve ao lado ou passa constantemente no campo de visão não são um luxo - são a base para qualidade e velocidade.

Ainda assim, muitas áreas de escritório são desenhadas com foco na eficiência de espaço e numa suposta “atmosfera criativa”, e menos na carga cognitiva. Um exemplo em sentido contrário é a sede da LinkedIn em São Francisco: ali, o número de secretárias clássicas em open space foi reduzido para metade. Em troca, foram criadas mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas destinadas a trabalho silencioso e concentrado.

"Quem tem de alternar de tarefas também precisa de poder alternar de tipo de espaço - tal como se escolhe a ferramenta conforme o trabalho."

Alavancas concretas para reduzir o stress mental

Organizações que repensam os seus espaços podem actuar em várias frentes:

• Criar zonas de recolhimento: cabines pequenas e bem isoladas, ou salas para chamadas, trabalho de raciocínio e conversas confidenciais
• Melhorar a acústica: tectos fonoabsorventes, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• Quebrar linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas e estantes para reduzir movimento permanente no campo visual
• Definir zonas com clareza: separar fisicamente áreas de partilha e trabalho de equipa das zonas de foco
• Usar *sound masking*: ruído de fundo baixo ou sinais gerados para encobrir sons isolados mais perturbadores

Estas medidas tendem a ser mais caras do que um simples “mar de secretárias”. No entanto, os estudos sugerem que escritórios mal concebidos geram custos escondidos: produtividade mais baixa, mais erros, mais baixas por doença e maior rotatividade.

O que os profissionais podem fazer por conta própria

Nem todas as empresas vão remodelar de um dia para o outro. Ainda assim, quem trabalha em open space pode adoptar estratégias para aliviar o próprio cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a “tempos de foco” bem definidos
• bloquear o calendário para blocos de trabalho sem interrupções - visíveis para a equipa
• agrupar e-mails e chats, em vez de reagir continuamente a pop-ups
• combinar pontos fixos para conversas, reduzindo os chamamentos espontâneos
• escolher locais diferentes no escritório consoante a tarefa, quando houver essa possibilidade

Quem percebe que a sobrecarga de estímulos provoca rapidamente stress ou cansaço deve dizê-lo de forma aberta. A investigação espanhola sugere que a sensibilidade varia bastante de pessoa para pessoa - mais uma razão para espaços rígidos, “tamanho único”, terem poucas hipóteses de funcionar no longo prazo.

Porque este tema ainda vai ganhar importância

Com a tendência do trabalho híbrido, muitas empresas estão a compactar as suas áreas. Em dias de presença, mais pessoas no mesmo espaço significam mais ruído e mais movimento. E é precisamente nesses dias que os colaboradores precisam de maior capacidade de foco, para que o tempo no escritório seja produtivo - sem regressarem ao teletrabalho exaustos.

Para quem lidera equipas, compensa observar indicadores como taxas de erro, rotatividade, densidade de reuniões e baixas médicas. Muitas vezes, por detrás de problemas “silenciosos” está um cérebro sobrecarregado: pouco refúgio, estímulos a mais, multitarefa em excesso.

Quando os escritórios são pensados como ferramentas ao serviço do cérebro - com zonas de silêncio, regras claras para interrupções e acústica tratada com seriedade - as equipas ganham uma vantagem real. Não porque o espaço passe a resolver tudo, mas porque deixa, finalmente, de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.

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